Presupuesto de TI 2027 para pymes: cómo armarlo en 5 pasos

Octubre es el mes en que llega el correo de finanzas: "necesitamos el presupuesto 2027, ¿cuánto vas a gastar en tecnología?". Y la respuesta típica es copiar el número del año pasado y sumarle un 5%. Funciona hasta marzo, cuando se vence una licencia que nadie recordaba, el servidor pide cambio o el software que "iba a funcionar siempre" necesita una mejora urgente. Armar el presupuesto de TI en serio toma un par de tardes, no un mes — y evita casi todas esas sorpresas.

Por qué ahora y no en enero

Entre octubre y noviembre todavía puedes negociar. Los proveedores de licencias y hosting tienen metas de cierre de año, el cierre tributario aún no te consume la agenda y las decisiones de inversión se aprueban junto al resto del presupuesto. En enero, en cambio, cualquier gasto "no presupuestado" compite con todo lo demás y casi siempre pierde o se paga caro por urgencia.

Hay un segundo motivo, más de fondo: tecnología sin presupuesto se gestiona a golpe de emergencia. Y en una pyme del Biobío, de Los Ríos o de La Araucanía, donde no hay un área de TI con gente dedicada, la emergencia la termina resolviendo el dueño o el gerente, un sábado.

Paso 1: haz el inventario de lo que ya pagas

Antes de planificar lo nuevo, mapea lo existente. Abre el estado de cuenta de la tarjeta de la empresa y la carpeta de facturas, y lista cada cobro recurrente relacionado con tecnología. Casi siempre aparecen sorpresas: licencias de usuarios que ya no trabajan en la empresa, dominios duplicados, un hosting contratado por alguien que se fue, herramientas en dólares que nadie usa.

• Suscripciones y licencias: correo y ofimática, ERP o sistema de facturación, antivirus, herramientas de diseño, CRM.
• Infraestructura: hosting, servidores propios, nube (AWS, GCP), dominios, certificados, respaldos.
• Servicios externos: soporte técnico, mantención del software, horas de desarrollo, conectividad.
• Hardware: equipos que se acercan al fin de su vida útil, impresoras, redes, UPS.

Anota para cada ítem: cuánto cuesta, quién lo usa y cuándo vence. Esa planilla simple vale más que cualquier proyección.

Paso 2: separa gasto de mantención, de mejora y de riesgo

El error más común es meter todo en una sola línea llamada "TI". Conviene dividirla en tres bolsillos, porque se justifican de manera distinta:

1. Mantener la operación. Lo que mantiene todo funcionando: licencias, hosting, soporte, renovación de equipos. Es el piso, no se negocia, y suele ser entre 60% y 70% del total en una pyme típica.
2. Mejorar o crecer. Un módulo nuevo, una integración con el SII o con tu ERP, un sitio de ventas, automatizar un proceso manual. Aquí sí hay decisión de negocio: cada proyecto debe tener un resultado esperado (horas ahorradas, ventas, errores evitados).
3. Reducir riesgo. Respaldos probados, doble factor de autenticación, revisión de accesos, plan de contingencia. Parece gasto sin retorno hasta el día que lo necesitas; si no hay una partida explícita, nunca se hace. Si quieres una lista concreta de dónde partir, tienes ciberseguridad básica para una pyme del Biobío.

Paso 3: pon cifras a los proyectos, con rangos honestos

Para los proyectos nuevos, evita el número único. Pide al proveedor (o estímalo tú) un rango: "entre 3 y 4,5 millones". Un rango obliga a conversar sobre qué entra y qué no, y te protege de que el presupuesto se rompa a mitad de año. Si no tienes referencias de precios de desarrollo, la guía cuánto cuesta desarrollar software a medida en Chile te da órdenes de magnitud realistas.

Un ejemplo concreto: una distribuidora de Los Ángeles que factura por planilla y quiere conectar su sistema con el SII. Presupuesta el desarrollo como proyecto (mejora), pero también la mantención posterior, porque el SII cambia formatos y alguien tiene que seguirlos. Quien presupuesta solo el desarrollo descubre en abril que la integración "se rompió" y no hay plata para arreglarla.

Paso 4: agrega la partida que nadie pone, el colchón

Reserva entre 10% y 15% del total para imprevistos y para el dólar. Muchas herramientas, la nube incluida, se cobran en dólares; un tipo de cambio que se mueve 8% cambia tu año completo. Si usas AWS o GCP, revisa antes los costos ocultos de la nube para no sorprenderte con la factura de diciembre justo cuando cierras el presupuesto.

El colchón no es plata perdida: es la diferencia entre resolver un problema en el día y esperar tres semanas a que se apruebe un gasto extraordinario.

Paso 5: define qué NO vas a hacer

Un presupuesto honesto también dice que no. Si el equipo pide cinco proyectos y alcanza para dos, escribe cuáles quedan fuera y por qué. Así evitas que el proyecto número cuatro se cuele "porque era chico" y termine consumiendo la plata de lo importante. Ordena por una pregunta simple: ¿qué pasa si esto no se hace en 2027? Si la respuesta es "nada grave", pasa al año siguiente.

Una plantilla mínima que puedes copiar

No necesitas un software de presupuestos. Una planilla con estas columnas basta: ítem, categoría (mantener / mejorar / riesgo), costo anual estimado, mes de vencimiento o ejecución, responsable y comentario. Súmala por categoría, agrega el colchón y compárala con el 2026 real. Si la diferencia es grande, mira primero la línea de mejoras: casi siempre ahí está el ajuste, no en lo que mantiene la operación.

Revísala cada trimestre en una reunión de 30 minutos. Un presupuesto que no se mira durante el año es un documento decorativo.

Cómo seguir

Si quieres que lo armemos juntos, el primer paso es el inventario y la separación en los tres bolsillos; con eso ya sabes dónde estás parado. Lo hago como parte del servicio de asesoría tecnológica, y si hay un proyecto grande en el horizonte, te acompaño a cotizar y a evaluar propuestas para que el número que apruebes sea el que realmente vas a gastar.